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如何写出不让人忽略的邮件

来源: 编者: 发布时间:2013-08-15

  

  你的客户和同事没足够的时间、耐心地看完他们收到的每一封电子邮件。有些人一天收到几百封邮件。所以他们会先看可以很快处理好的邮件。他们可能永远找不到时间回复、或甚至阅读其余的信件。

  那么你要如何吸引他们的注意?试试以下的做法:
  1.按照标准规范书写,该大写就大写,该有标点符号就用标点符号。良好的写作是有惯例规范的,这对电子邮件来说可能象是在浪费时间。但是把事情做对,尤其是小事情,是很重要的。即使你们那一群人发邮件时不大写、不加标点符号,但你还是该这么做。违背书写语言的基本规范、仓促间写成的电子邮件,则会凸显出发件人的粗心草率。有些简写可能会造成混淆。一开始就把信息表达清楚所花的时间,比后来再解释你真正意思所花的时间还要少。
  2.直接说重点(当然还是要有礼貌)。有所要求时,务必明说。不要一开始就过分恭维收件人,不过简短的问候可能有帮助(例如“很棒的访谈。谢谢寄给我看。可以帮我一个忙吗?”)清楚说明截止期限和收件人所需的其他细节,好让对方能准时完成这件事。
  3.言简意赅──但不要过分简短。长篇大论的电子邮件令人厌烦且耗费精神。越是需要往下拉或滑动页面,他们越是不会仔细阅读你的信息。他们可能只是走马看花,漏掉重要的细节──或者完全跳过不看。所以你写的信息,要尽量让对方在一屏内读完。内容要有重点,遣词用字尽量精简。
  删除无关紧要的枝节之后,务必要保留真正的信息。举例来说,如果要让对方知道项目的最新动态,你必须提供足够的背景信息,提醒对方整件事的来龙去脉。从他们的观点去写你的信息。他们不像你投入你的项目那么深入,而且他们也有其他许多事情要做。所以务必提醒他们,让他们想起上次你写信给他们时,情况是什么样子,然后说明在那之后发生了什么事。
  4.说明发生了什么事,以及何时发生。公司爆发严重的争议时,律师通常会要求客户列出“相关事件时间表”,详细说明导致争议发生的那些最重要事件。这份文件帮助每个当事人更清楚地思考事情如何演变。写电子邮件时,设法运用类似的方法。这可帮助你整理思绪,把整件事说得井井有条。也就是说,故事如果有清楚的开头、中段和结尾,比起夹叙夹议,事实和意见胡乱穿插在一起,能更有效地维系收件人的兴趣。
  5.加进精简但能充分说明目的的标题。按下“发送”键之前,请检查一下标题。如果标题很普通或空着不写,你的信息会淹没在收件人过度拥挤的收件夹中。如果你想请对方采取行动,就请在标题强调这一点。你的请求必须让对方容易看到,并且容易执行。
  6.审慎选择抄送对象。列在抄送名单的人,必须要能立即明白为何自己会收到该邮件;不要想都不想就按下“回复所有人”。给你发邮件的人,可能在发送时就已经抄送太多人了,如果你回复给所有人,等于是再犯一次同样错误,不应收到邮件的人会更加气恼。不要轻易使用密件抄送,除非你相当确定有必要这么做。这会破坏你的名声,让人觉得你做事有欠思虑。


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